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Cómo PBX en la Nube Ayuda a reducir los Costos de una Empresa

El sistema PBX de telefonía en la Nube es claramente más moderno y le ofrece un conjunto muy importante de ventajas a las empresas de todos los tamaños y rubros económicos.

Es la opción ideal para las pequeñas empresas que aún no están estructuradas, así como para las grandes compañías que quieren sumar funciones de mayor valor agregado para sus comunicaciones corporativas. 

Al comprender mejor cómo funciona este tipo de servicio telefónico, entenderá entre otras cosas por qué le ayudará a ahorrar dinero en su empresa. Además, podrá analizar otras ventajas importantes que tienen el potencial de transformar de manera muy positiva sus comunicaciones empresariales, elevándolas a un estadio más avanzado. ¡Compruébelo!

Ahorra Equipamiento

En el pasado, las compañías que querían mantener la comunicación interna solo tenían disponible la opción de PBX analógica. En la práctica este sistema consistía en una central telefónica PBX que dirigía las llamadas a las distintas extensiones telefónicas. En ese contexto, cada extensión o interno correspondía a un auricular telefónico. En las grandes empresas, este tipo de situación generaba altos costos, ya que era necesario comprar el equipamiento y también mantenerlo. Si por ejemplo la empresa necesitaba manejar un total de 30 extensiones, tenía que adquirir 30 teléfonos físicos y desplegar el cableado correspondiente.

Con la central telefónica o PBX en la Nube la realidad es bastante diferente. La única inversión en este caso pasa por el teléfono IP y por la contratación del servicio de Internet (un servicio que la mayoría de las empresas en realidad ya posee). 

Mantenimiento

El sistema de PBX convencional requería de teléfonos, cables, instalación y salas dedicadas para el equipo, así como de un trabajo de mantenimiento periódico de todos estos recursos. En cambio en el sistema PBX en la Nube el mantenimiento lo realiza el propio proveedor de servicios. En consecuencia la compañía ya no tiene que detener sus actividades y gastar dinero extra para pagarle a alguien de afuera a efectos de que revise la telefonía; y tampoco tiene que ocuparse del tema.

Debido a que el servicio de central telefónica en la Nube es un servicio más evolucionado desde el punto de vista tecnológico, el mantenimiento a menudo consiste simplemente en actualizar el sistema, lo que beneficia a todos los que lo usan. Por lo tanto, la empresa siempre tiene la seguridad de trabajar con la solución más avanzada. En efecto: en el sistema PBX de telefonía en la Nube el mantenimiento sirve para optimizar la funcionalidad, y no interrumpe las rutinas laborales diarias de las compañías.

También debe tenerse en cuenta que si llega a ser necesario reparar una extensión específica, no habrá ningún tipo de problema. Con el servicio Cloud VoIP es posible actualizar una extensión telefónica específica sin interrumpir el resto del servicio de comunicaciones de la empresa.

Enlaces Económicos

En el contexto de un sistema de telefonía analógico, la voz y los datos se canalizan por dos redes diferentes. Y se necesitan dos operadores para transportar la llamada, lo que incrementa el costo total. En la telefonía VoIP, en cambio, la voz se convierte en datos y se distribuye digitalmente a través de Internet; al llegar a destino, los datos vuelven a ser de voz y se entregan al operador local. Debido a que esta ruta involucra únicamente a un operador, con Cloud VoIP las llamadas resultan mucho más economicas.

La Escalabilidad es Fácil

Aunque el crecimiento de la empresa siempre es un deseo de todos los empresarios o emprendedores, cuando finalmente ocurre, puede generar algunos costos. Por ejemplo es posible que para incorporar nuevos empleados se necesite comprar más sillas, mesas, equipos y suministros. No obstante, si su empresa usa la central telefónica o PBX en la Nube, no tendrá que comprar un nuevo teléfono o agregar infraestructura. La facilidad para aumentar la red de comunicación es una de las grandes ventajas de este sistema de  comunicaciones. El mismo administrador puede agregar o eliminar extensiones de la plataforma. Esto es fácil, rápido y no presenta costos extra de instalación ni de servicio.

Recursos Gratuitos

Cloud PBX no es un simple sistema de transferencia de llamadas. Tiene muchas otras características y funcionalidades avanzadas que están incluidas en el plan, y que en su empresa podrán usar cuando lo deseen. Por ejemplo podrán grabar llamadas y luego escucharlas, para evaluarlas y eventualmente optimizar las pautas de comunicación en la compañía. 

En los entornos de comunicaciones corporativas también es interesante crear una unidad de respuesta automática (IVR), es decir, un menú de opciones para el cliente. De esa manera la audiencia podrá ser dirigida con facilidad al sector indicado. Por ejemplo, la persona puede marcar 1 para hablar sobre las compras realizadas, 2 para recibir información sobre su saldo, etc.

La función IVR ya es ampliamente utilizada por muchas empresas y garantiza un servicio más satisfactorio, veloz y eficiente. Además, es un servicio que no se cobra por separado, lo que permite profesionalizar la comunicación empresarial sin generar costos adicionales.

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¿Por qué tu estrategia actual no es suficiente para la Transformación Digital?

La velocidad constante con la que suceden los cambios tecnológicos genera que las empresas con modelos de negocio tradicionales se replanteen su futuro. Está claro que adoptar tecnologías que permitan continuar avanzando al mismo tiempo que lo hace la sociedad y que, además, ofrezcan la posibilidad de seguir siendo competitivas, es fundamental. Por ello, en la actualidad son muchas las empresas que apuestan por proyectos de transformación digital para seguir creciendo.  

El concepto de transformación digital no es solo una palabra de moda. Poner en marcha este proceso no es tan sencillo si previamente no se ha analizado el término, así como sus fases, beneficios y cómo adaptarlo a la situación de cada empresa. Está demostrado que el 90% de los proyectos de digitalización fracasan a la hora de diseñar una estrategia de éxito y, como en AURA no queremos que la suya sea un fiasco, le explicamos los errores más comunes en una estrategia de Transformación Digital y las claves para afrontarla con éxito. 

OBJETIVOS DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 

La transformación digital es necesaria en todas las empresas, independientemente de su tamaño y el sector en el que operen. A medida que la ciudadanía evoluciona y se vuelve cada vez más digital, es vital llevarla a cabo para continuar siendo competitivos. 

Para ello, es necesario diseñar una estrategia de transformación digital adecuada e integrar los nuevos procesos o rediseñar los antiguos dentro de una organización. El objetivo de la empresa digital no es otro que seguir obteniendo resultados y beneficios, sin ser desbancado por nuevas organizaciones o los propios competidores actuales. Aun así, los objetivos más buscados entre las empresas son los siguientes: 

1. Atraer nuevos clientes y fidelizar los existentes 

La digitalización ofrece a las empresas la posibilidad de atraer nuevos clientes y retener a los actuales. Gracias a las nuevas tecnologías, pueden actuar de manera estratégica en base a los patrones de comportamiento de los clientes, ofreciendo una experiencia personalizada, seguimiento, ofertas, etc. 

2. Reducir costos empresariales 

Más allá de la digitalización de archivos y documentos para reducir el uso del papel, la transformación digital en el ámbito empresarial permite recortar gastos que proporcionan poco o ningún resultado. 

3. Agilizar la toma de decisiones 

La tecnología permite considerar datos concretos, comprender mejor los desafíos y encontrar las soluciones adecuadas capaces de entregar valor a los consumidores e impactar positivamente en el negocio. De esta forma, ayuda a las empresas a agilizar y reforzar la toma de decisiones. 

4. Mejorar la productividad y el rendimiento de los empleados 

La transformación digital permite implementar nuevos procesos, actividades y desarrollar nuevas habilidades que aportan al trabajo una dinámica más productiva

5. Trabajar el entorno digital y favorecer el teletrabajo 

Vivimos en un entorno cada vez más virtual que requiere que las empresas enfrenten los retos ocasionados por la sociedad digital actual. Apostar por la digitalización genera la posibilidad de trabajar en remoto gracias a los recursos en la nube, automatizar los procesos para reducir el trabajo manual y repetitivo y acceder a la información en tiempo real, entre otras ventajas.  

6. Aumentar la visibilidad de la marca 

Tener visibilidad digital es tan importante como construir y ofrecer un excelente producto o servicio. Gracias a Internet, se puede llamar la atención de los consumidores en el momento y plataforma adecuada. Así pues, la digitalización ofrece a las empresas la información necesaria sobre el público, lo que facilita la segmentación de campañas y la creación de acciones de comunicación personalizadas. 

Y SI LA TEORÍA ESTÁ TAN CLARA, ¿QUÉ ES LO QUE FALLA? 
Planteamiento estratégico erróneo 

La transformación digital tiene como objetivo ayudar a las empresas a evolucionar a través de la tecnología hasta adquirir un enfoque más moderno e innovador. Por ello, un planteamiento estratégico erróneo trae consecuencias como el desperdicio de recursos, la ejecución deficiente de las acciones y, por consiguiente, la frustración de sus directivos. Comprender las causas principales de fallos en la estrategia de transformación digital es fundamental para tomar medidas: 

1. La tecnología es importante, pero no lo es todo 

Uno de los errores más comunes entre las empresas que comienzan su transformación digital es elegir una plataforma de automatización de procesos sin evaluar previamente la relación entre acciones, modelo de negocio y objetivos a medio y largo plazo. Contemplar la transformación digital como si fuese un proyecto más del departamento de IT es un error catastrófico. No se trata de una iniciativa a corto plazo, sino un estado continuo de adaptación y cambio. Por ello, es fundamental plasmar una correcta estrategia y, después, elegir la plataforma que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa y ayude a la consecución de los objetivos. 

2. Falta de comunicación interna 

Tener en cuenta a todos los empleados de una organización es uno de los factores clave a la hora de iniciar una estrategia de transformación digital. Para ello, es imprescindible garantizar una correcta comunicación interna durante todo el proceso. Establecer una estructura clara sobre cómo se llevará a cabo la digitalización, implicar a los empleados y motivarles a proporcionar nuevas ideas o asegurar la colaboración entre departamentos es clave. De esta forma, el porcentaje de resistencia al cambio será mínimo y el éxito de la transformación digital estará asegurado.  

3. Objetivos poco claros 

Uno de los factores más importantes en una estrategia digital es fijar los objetivos, pero, al mismo tiempo, es uno de los errores más comunes. Y lo peor, la mayoría de las veces las empresas no se dan cuenta hasta que es demasiado tarde. Antes de comenzar la transformación digital, es necesario pensar en lo que realmente se está tratando de conseguir y, una vez definido esto, será preciso transmitirlo a toda la compañía y adquirir la tecnología necesaria. 

En definitiva, la transformación digital es una potente forma de lograr una mayor colaboración, agilidad, eficiencia y productividad en las empresas. Pero, para conseguir que sus beneficios se sientan en toda la organización, es necesario contar con los conocimientos necesarios para crear una estrategia de digitalización adecuada. 

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Fuente: www.auraquantic.com

Las ventajas del cloud computing para las asociaciones solidaristas

Las asociaciones solidaristas son entidades sin fines de lucro y realizan diversos tipos de acciones humanitarias para determinados públicos. Pueden actuar en las áreas de salud y bienestar, educación, desarrollo comunitario, medio ambiente, arte y cultura, entre otros.

Al lidiar a diario con temas importantes y grandes responsabilidades, la tecnología puede ser un gran aliado de estas organizaciones para colaborar y facilitar procesos rutinarios, como eventos benéficos, recaudación de fondos y sensibilización social. El escenario latinoamericano es positivo e indica un crecimiento en esta dirección. Según la última edición del Global Technology Report en las ONG, las asociaciones solidaristas aumentaron su gasto en tecnología en un 40% solo en 2019; considerando el escenario actual, desafiante y casi 100% online debido a la pandemia COVID-19, creemos que esta inversión crece y debería crecer cada vez más. La encuesta realizada por Nonprofit Tech for Good también indica que las entidades tienen un gran conocimiento (47% de los encuestados) sobre la computación en la nube,

La computación en la nube agrega muchos beneficios para todo tipo de empresas, ¡y las asociaciones solidaristas no son diferentes! Las ventajas son diversas y colaboran con la misión individual de cada uno, generando impactos cada vez mayores en sus áreas de operación. Reducir los costes operativos, optimizar el flujo de comunicación y modernizar el sistema contable, así como facilitar la gestión de recursos son algunos de los beneficios que pueden aportar la migración hacia la nube.

La flexibilidad merece ser destacada: la escalabilidad de los servicios colabora con los usuarios para satisfacer sus necesidades, personalizar aplicaciones y acceder a servicios en la nube desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Creemos que la misión de hacer que la tecnología impacta a la mayor cantidad de personas cada día, brindando oportunidades para vivir con dignidad y en un planeta sano y sostenible debe ser parte de las misiones de todas las empresas. 

 

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Fuente: sifco.org

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